Voorbeeldopdracht - medewerker Griffie - gemeente Harlingen (Friesland)

De griffie van Harlingen bestaat uit een griffiemedewerker, een raadsadviseur en een griffier. De invoering van het BOB-model is een extra klus waar voor we een trainee zoeken. Mocht je daarnaast geïnteresseerd zijn in de overige werkzaamheden op de griffie dan is dat mogelijk. We zijn een kleine en flexibel team die met elkaar de klus klaart. Bij dit traject worden we begeleid door Rieks Osinga, docent van de Thorbecke academie (Noordelijke Hogeschool). Het lijkt een vooral praktische / organisatorische klus maar dat is slechts schijn. De overstap naar een BOB-model vraagt ook een aanpassing in houding en gedrag van de raadsleden en duo-commissieleden en is daarmee één van de succesfactoren van de overstap naar het BOB-model!

Wat ga je doen?
Het BOB-model is een vergadermodel waarlangs de besluitvorming kan plaatsvinden. Nu wordt de besluitvorming voorbereid in de raadscommissie. De raadscommissie komt in het BOB-model te vervallen en wordt gesplitst in twee fasen, gevolgd door besluitvorming:

1. Beeldvorming
2. Oordeelvorming
3. Besluitvorming

Op het eerste gezicht lijkt dit een praktische splitsing van het inwinnen van informatie en het voeren van debat, maar dat is slechts een deel van het verhaal. Het vraagt namelijk van de raadsleden en de duo-commissieleden een fundamenteel andere benadering van de raadsvoorstellen in de Beeldvormende fase. In de Beeldvormende fase wordt van de raadsleden gevraagd om nog geen politiek oordeel te vormen. De bedoeling van de Beeldvormende fase is het verkennen van het probleem en de voorgestelde oplossing in het raadsvoorstel; verdiepen in het onderwerp totdat het onderwerp en het voorstel zodanig besproken en duidelijk zijn om een zich een oordeel te kunnen vormen. Het is dus niet alleen een verandering in de vergaderstructuur, maar vraagt ook een verandering in houding en gedrag van raadsleden en duo-commissieleden en uiteindelijk ook een veranderende politieke cultuur!

Het BOB-model kent in de praktijk grote verschillen in de wijze waarop verschillende gemeenteraden het BOB-model hebben vormgegeven. Iedere variant op het BOB-model heeft zijn voordelen en nadelen. Daarom wordt is er een plan van aanpak uitgewerkt om te komen tot keuzes die uiteindelijk moeten leiden tot een Harlinger BOB-model.

Het stappenplan
Het stappenplan is het hoofdbestanddeel van het plan van aanpak en is erop gericht de invoering van de BOB-vergadermodel stapsgewijs, bewust en in gezamenlijkheid vorm en inhoud te geven. Het tijdpad daarbij is gericht op het daadwerkelijk invoeren van de nieuwe werkwijze voor het zomerreces van 2023. Het stappen plan kent in de periode januari – juli 2023 de volgende zes stappen:

Stap 1 – Minicollege door Rieks Osinga (januari 2023)
In dit minicollege krijgt de raad uitleg over de verschillende varianten van het BOB-model. Aansluitend krijgen de raadsleden en duo-commissieleden de gelegenheid om hun voorkeuren aan te geven waarbij er een inventarisatie plaats zal vinden welke keuzes er de boventoon voeren.

Stap 2 – Raadswerkgroep selecteert gemeenteraden voor een virtueel werkbezoek (februari)
Op basis van de inventarisatie na afloop van het minicollege gaat een raadswerkgroep onder begeleiding van Rieks Osinga een aantal BOB-modelvarianten uit de praktijk selecteren die eigenschappen hebben die uit de inventarisatie naar voren komen.

Stap 3 – De geselecteerde BOB-modelvarianten worden nader onderzocht (maart)
De raadsleden, griffies, collegeleden en ambtenaren die een interessant BOB-model gebruiken worden uitgenodigd om via Teams vragen te beantwoorden van Harlinger raadsleden, collegeleden en ambtenaren. Dit zal in ieder geval om 2 à 3 gemeenten gaan.

Stap 4 – Werkbezoek aan de gemeente met het meest interessante BOB-modelvariant (april)
De raadsleden, duo-commissieleden, collegeleden, ambtenaren en griffie gaan op werkbezoek om in de praktijk te zien hoe het BOB-model werkt en om uitgebreider te spreken met de gebruikers van dit model.

Stap 5 – Keuze BOB-modelvariant (en de Harlinger aanpassingen) (mei)
De opzet, spelregels en het RvO van het meest interessante BOB-modelvariant gebruiken als basis voor het Harlinger BOB-model. In een interne bijeenkomst zullen de fracties met elkaar bespreken welke aanpassingen op de gekozen BOB-modelvariant op breed draagvlak kunnen rekenen.

Stap 6 – Proefdraaien met het Harlinger BOB-model (juni/juli)
Onder begeleiding van Rieks Osinga een aantal malen proefdraaien met het Harlinger BOB-model. Te beginnen met een fictieve casus.

Wat neem je mee

• Een teamplayer die weet hoe hij diverse betrokkenen kan “meekrijgen”.
• Planmatig inzicht.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.

Voorwaarden
Het traineeprogramma duurt twee jaar. Deze opdracht is in eerste instantie voor een half jaar. De arbeidsovereenkomst omvat 40 uur, waarvan er gemiddeld 32 uur (maandag t/m donderdag) op locatie c.q. voor de opdrachtgever wordt gewerkt. De overige acht uur wordt benut voor het opleidingsdeel. Meer informatie over de invulling van het opleidingsprogramma kan je vinden op:  https://www.vngconnect.nl/trainees/Opleidingsprogramma