Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden VNG Connect

Artikel 1: Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

VNG Connect:

VNG Connect, de onderneming die bedrijfsmatig in opdracht van en ten laste van anderen congressen, cursussen en andere bijeenkomsten organiseert, waarbij het overdragen en/of uitwisselen van kennis en informatie centraal staat.

de opdrachtgever:

Degene die met VNG Connect een overeenkomst is aangegaan tot het verrichten van werkzaamheden, zoals bedoeld onder a, ten behoeve van de opdrachtgever.

de bijeenkomst:

Het congres, de cursus of andere bijeenkomst als bedoeld onder a die door VNG Connect is/wordt/zal gaan worden georganiseerd.

de deelnemer:

Degenen die met VNG Connect middels inschrijving via mail, fax, internet of mondeling een overeenkomst is aangegaan met VNG Connect of een opdrachtgever als bedoeld onder b, om deel te nemen aan een door VNG Connect georganiseerde bijeenkomst, als bedoeld onder a.

Artikel 2: Toepasselijkheid

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten gesloten tussen VNG Connect en de opdrachtgever, met betrekking tot de organisatie van congressen, cursussen en andere bijeenkomsten als bedoeld in artikel 1 onder c.

2.2 Indien daarnaast nog andere voorwaarden van toepassing zijn, prevaleren ingeval van tegenstrijdigheid de algemene voorwaarden van VNG Connect.

Artikel 3: Totstandkoming van de overeenkomst

3.1 VNG Connect heeft het recht voor het opstellen van een offerte een vergoeding te vragen van de opdrachtgever. Alle door VNG Connect uitgebrachte offertes zijn voor wat de termijn van aanvaarding betreft vrijblijvend, tenzij daarvoor in de offerte een termijn is opgenomen.

3.2 De overeenkomst tussen VNG Connect en de opdrachtgever kan in delen tot stand komen. De deelovereenkomst komt tot stand doordat hetgeen tussen partijen is overeengekomen door VNG Connect schriftelijk wordt bevestigd en aan de opdrachtgever wordt toegezonden. In het geval de bijkomende diensten in een bijlage worden beschreven, wordt de bijlage geacht - indien deze later tot stand komt, vanaf dat moment - deel uit te maken van de overeenkomst.

3.3 Bedragen die worden genoemd in de stukken opgesteld door VNG Connect zijn exclusief eventueel van toepassing zijnde omzetbelasting, tenzij anders is aangegeven.

Artikel 4: Inhoud van de offerte en de overeenkomst

In de offerte/overeenkomst wordt ten minste het navolgende vastgelegd: naam van de opdrachtgever;

de aanvangs- en de einddatum van de bijeenkomst;
de begroting met de geraamde kosten verbonden aan de uitvoering van de overeenkomst;
toelichting op de begroting;
de door VNG Connect uit te voeren werkzaamheden;
het van toepassing zijn van deze algemene voorwaarden;
eventuele bijzondere voorwaarden;
beschrijving van bij derden af te nemen goederen en diensten;
termijnen en wijzen van betaling.

Artikel 5: Wijzigingen en aanvullingen

5.1 Wijzigingen in of aanvullingen op de inhoud van de overeenkomst, met inbegrip van de daarop toepasselijke algemene voorwaarden, zijn slechts dan van kracht indien zij schriftelijk tussen VNG Connect en de opdrachtgever zijn vastgelegd.

5.2 Meerwerk en budgetoverschrijding worden aan de opdrachtgever voorgelegd zodra deze te voorzien zijn. Waar mogelijk wordt uiteraard gestreefd naar voorkoming ervan. Deze kosten van meerwerk en budgetoverschrijding komen voor rekening van de opdrachtgever, tenzij nadrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 6: Betaling

6.1 Betaling van de facturen van VNG Connect door deelnemers en opdrachtgevers, als bedoeld in artikel 1 onder d en b, dient te geschieden binnen de overeengekomen termijn(en), doch uiterlijk binnen dertig dagen na factuurdatum.

6.2 Zodra de in het eerste lid gegeven termijn is overschreden, is de opdrachtgever in verzuim waarna de opdrachtgever 1% rente boven de wettelijke vertragingsrente per maand of een gedeelte van een maand is verschuldigd over het volledige factuurbedrag. De opdrachtgever is tevens alle buitengerechtelijke kosten van invordering verschuldigd. Deze kosten worden berekend overeenkomstig onderstaand incassotarief:

- over de eerste	€	5.000,00	15%
- over het meerdere tot	€	10.000,00	10%
- over het meerdere tot	€	20.000,00	8%
- over het meerdere tot	€	60.000,00	5%
- over het meerdere boven	€	60.000,00	3%

Bovendien is de opdrachtgever verschuldigd alle proceskosten en daarmee verbonden kosten voor rechtskundige bijstand.

6.3 Door de opdrachtgever gedane betalingen strekken eerst tot vermindering van alle verschuldigde kosten, vervolgens van de verschuldigde rente en dan van de opeisbare facturen die het langst open staan, zelfs al vermeldt de opdrachtgever dat de voldoening betrekking heeft op een latere factuur.

6.4 Onverminderd het bepaalde in voorgaande leden is VNG Connect gerechtigd om van de opdrachtgever volledige schadevergoeding te vorderen indien de opdrachtgever niet voldoet aan de verplichtingen uit de overeenkomst.

Artikel 7: Annulering

7.1 Geheel of gedeeltelijke annulering van de overeenkomst door de opdrachtgever en deelnemer als bedoeld in artikel 1 vermeld onder b en d dient per fax, e-mail of schrijven te geschieden. Voor de vaststelling van de annuleringskosten wordt uitgegaan van de datum van ontvangst van het schrijven door VNG Connect.

7.2 Onverminderd het bepaalde in lid 3 van dit artikel geldt bij annulering ten aanzien van het niet onder 7.3 vallende deel van de kosten het navolgende:

Bij annulering vanaf 8 tot 4 weken voor de bijeenkomstdatum is de opdrachtgever gehouden 50% van de VNG Connect -organisatiekosten c.q. deelnamekosten aan VNG Connect te voldoen.
Bij annulering vanaf 4 weken tot 1 week voor de bijeenkomstdatum is de opdrachtgever gehouden om 75% van de VNG Connect -organisatiekosten te voldoen aan VNG Connect.
Bij annulering vanaf een week tot en met de einddatum van de activiteit is de opdrachtgever gehouden om 100% van de VNG Connect -organisatiekosten c.q. deelnamekosten te voldoen aan VNG Connect.
Naast bovenstaande kosten worden bij annulering door de opdrachtgever ook alle gemaakte directe kosten (drukwerk, portokosten en zaalhuur) alsmede niet meer te annuleren kosten van derden die aan VNG Connect worden doorberekend, voldaan.
Deelnemers als bedoeld in artikel 1, lid d kunnen tot 15 dagen voor de bijeenkomst annuleren daarna is annulering niet meer mogelijk. Annuleringskosten bedragen € 25,00 Deelnemers kunnen indien de opzet van de bijeenkomst dit toestaat een vervanger zenden.

7.3 Indien de opdrachtgever een overeenkomst geheel of gedeeltelijk annuleert is de opdrachtgever, indien door VNG Connect voor de uitvoering van de overeenkomst personeel, diensten of goederen van derden worden betrokken dan wel tijdelijk personeel in dienst is genomen naast het verschuldigde volgend uit 7.2 gehouden de annuleringskosten c.q. schadeloosstelling of andere bedragen (zoals loon) te voldoen, welke VNG Connect aan deze derden verschuldigd zal zijn.

Artikel 8: Opschorting en ontbinding

8.1 VNG Connect heeft, indien de opdrachtgever tekort komt in enige betalingsverplichting jegens VNG Connect, of indien VNG Connect redelijkerwijs mag verwachten dat de opdrachtgever tekort zal schieten in de nakoming van enige betalingsverplichting jegens VNG Connect, het recht:

van de opdrachtgever voor alle lopende overeenkomsten voor externe kosten zekerheidstelling voor betaling te vorderen;
de verplichting uit de overeenkomst met de opdrachtgever - zowel die waarop de tekortkomingen in de betalingsverplichting betrekking heeft, als alle overeenkomsten tussen VNG Connect en de opdrachtgever - op te schorten onverminderd het recht gelijktijdige zekerheidstelling voor de betaling te vorderen;
het recht zonder gerechtelijke tussenkomst de betreffende overeenkomst geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang te ontbinden.

8.2 VNG Connect heeft voorts het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden indien VNG Connect na het sluiten van de overeenkomst duidelijk wordt dat tijdens, voor of na de bijeenkomst schade kan ontstaan voor VNG Connect in welke vorm dan ook, of indien wordt verwacht dat de openbare orde zal worden verstoord.

Artikel 9: Overmacht

9.1 Onder overmacht aan de zijde van VNG Connect wordt in deze algemene voorwaarden verstaan elke van de wil van VNG Connect onafhankelijke omstandigheid - ook al was deze ten tijde van het tot stand komen van de overeenkomst reeds te voorzien - die het nakomen van de overeenkomst blijvend of tijdelijk verhindert, alsmede, voor zover daaronder niet reeds begrepen, oorlog, oorlogsgevaar, terroristische aanslagen, burgeroorlog, oproer, werkstaking, brand en andere ernstige storingen in het bedrijf van VNG Connect, alsmede de onmogelijkheid van nakoming van de overeenkomst als gevolg van tekortkomingen van de door VNG Connect ter uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde personen en/of zaken. In geval van verhindering van uitvoering van de overeenkomst ten gevolge van overmacht is VNG Connect gerechtigd om zonder rechterlijke tussenkomst hetzij de uitvoering van de overeenkomst op te schorten, hetzij de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat zij tot enige schadevergoeding gehouden zal zijn.

9.2 Indien VNG Connect bij het intreden van overmacht al gedeeltelijk aan zijn verplichtingen heeft voldaan of slechts gedeeltelijk aan zijn verplichtingen kan voldoen, is het gerechtigd het geleverde c.q. het leverbare deel afzonderlijk te factureren en is de opdrachtgever gehouden deze factuur te voldoen.

9.3 De opdrachtgever zal zich in ieder geval niet op overmacht van zijn zijde kunnen beroepen in het geval (een) belangrijke sprekers niet verschijnen, de bezoekers- of deelnemersaantallen sterk tegenvallen of vergelijkbare omstandigheden.

Artikel 10: Aansprakelijkheid

10.1 VNG Connect zal zich inspannen om de opdrachtgever naar beste vermogen van dienst te zijn.

10.2 Bij uitvoering van de overeenkomst door VNG Connect ingehuurde derden is VNG Connect niet aansprakelijk voor schade ten gevolge van enige (stroom)storing, het slecht functioneren van ter beschikking gestelde diensten, of het ongeschikt zijn of worden van bij de uitvoering van de opdracht gebruikte zalen of ruimten. VNG Connect (en eventueel de opdrachtgever) dient de derde die naar het oordeel van VNG Connect tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen aan te spreken en indien van toepassing in gebreke te stellen c.q. levering alsnog vorderen.

10.3 VNG Connect zal de hem toevertrouwde materialen zoals videobanden, films, documenten en andere materialen met grote zorg behandelen. VNG Connect sluit echter iedere aansprakelijkheid voor beschadiging dan wel het verloren gaan van ter beschikking gestelde materialen, door welke oorzaak dan ook, uit, behoudens in geval van opzet of grove schuld. In gevallen waarin met kostbare of niet vervangbare zaken dient te worden gewerkt, is de opdrachtgever verplicht deze voor eigen rekening verzekerd te hebben en te houden.

10.4 De opdrachtgever zal VNG Connect volledig schadeloosstellen voor alle schade aan zaken en personen, die voor VNG Connect, het personeel van VNG Connect of zijn uitvoerders mocht ontstaan uit of ten gevolge van handelingen van de zijde van de opdrachtgever, diens personeel of van andere personen ten behoeve van wie de opdrachtgever de overeenkomst met VNG Connect heeft afgesloten.

10.5 De opdrachtgever vrijwaart VNG Connect tegen aanspraken van derden ter zake van inbreuk op auteursrechten en/of industriële eigendomsrechten ten gevolge van door VNG Connect ten behoeve van de opdrachtgever te verrichten diensten.

Artikel 11: Informatieverstrekking

De opdrachtgever is gehouden VNG Connect tijdig alle (nadere) informatie te verschaffen welke redelijkerwijze in verband met de uitvoering van de overeenkomst van belang kan zijn.

Artikel 12: Technische apparatuur

VNG Connect kan niet aansprakelijk worden gesteld voor technische mankementen of het niet deugdelijk functioneren van door VNG Connect gecontracteerde derden, die audiovisuele apparatuur, waaronder begrepen stands, verlichting, decoraties en decorstukken leveren.

Artikel 13: Vergunningen

Alle aan de bijeenkomst gerelateerde vergunningen dienen in overleg tussen VNG Connect en de opdrachtgever te worden aangevraagd. De opdrachtgever draagt de kosten voor de aanvraag en/of het behouden van de vergunningen.

Artikel 14: Vertrouwelijkheid

14.1 Beide partijen verplichten zich de vertrouwelijkheid in acht te nemen bij de omgang met gegevens die schade kunnen veroorzaken aan de opdrachtgever of diens relaties bij kennisname van die gegevens door derden, dit op straffe van betaling van de schade inclusief gemaakte kosten.

14.2 Adressen welke door VNG Connect en de opdrachtgever aan elkaar beschikbaar worden gesteld voor mailing en promotie zijn slechts beschikbaar voor uitvoering van de overeenkomst, tenzij nadrukkelijk anders overeengekomen. Deze adressen mogen ingevolge de Wet Bescherming Persoonsgegevens niet gebruikt worden voor commerciële doeleinden of andere verwerkingen zoals in de wet genoemd.

Artikel 15: Geschillen

In geval van geschillen waarbij de algemene voorwaarde geen uitsluitsel geven kunnen partijen het geschil alleen voorleggen aan de bevoegde rechter in Den Haag.