Om ons werk goed te doen is het vaak noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken. We dragen zorg voor een rechtmatige, behoorlijke en transparante omgang met uw persoonsgegevens en respecteren ieders privacy. Daarom houden we ons aan de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).
Om integer en vertrouwelijk uw gegevens te verwerken nemen we passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. De keuze van deze maatregelen zijn gebaseerd op de beschikbare technologie, het soort persoonsgegevens dat we vastleggen, en de risico’s die daaraan verbonden zijn. Uw gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht.
We verwerken uitsluitend die persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij worden verwerkt of voor verenigbare doelen. Zo beperken we de opslag van uw persoonsgegevens. Met uw medewerking zorgen we dat we met de juiste gegevens blijven werken. Indien u een onlineaccount bij ons heeft, kunt u zelf een aantal persoonsgegevens inzien, aanpassen, of verwijderen. Zo zorgen we gezamenlijk voor correcte (persoons)gegevens.
A. Bij uw bezoek aan onze website
Bij uw bezoek aan onze website verwerken we (tijdelijk) persoonsgegevens. Hiervoor verwijzen we naar de Privacyverklaring Websites en Cookies.
B. Bij het aanmelden voor een activiteit
Als u zich aanmeldt voor een congres, cursus, opleiding of andere bijeenkomst, verwerken we de gegevens die u op het aanmeldformulier invult. Dat zijn in ieder geval uw naam, adres en contactgegevens, en soms ook andere informatie, zoals dieetwensen of een eventuele beperking, die u aan ons geeft. Daarnaast kunnen we uw bedrijfsnaam of functie vastleggen.
We verwerken uw gegevens om het congres of de bijeenkomst goed te kunnen organiseren en de overeenkomst uit te voeren. Zo verwerken we ze om u of uw werkgever een factuur te sturen, om te communiceren over de inschrijving en om naambadges te maken. Ook gebruiken we uw (mail)adres om u vóór en/of na de bijeenkomst informatie te sturen, zoals een programma of een verslag, of uw vragen te beantwoorden.
Daarnaast kunnen we u na afloop van de bijeenkomst een evaluatieformulier per e-mail sturen. We verwerken uw reactie daarop zo anoniem mogelijk en zorgen ervoor dat die niet te herleiden is tot uw persoon. Ook nemen we geen persoonsgegevens op in het evaluatieverslag. Kiest u er zelf voor om uw contactgegevens te melden, bijvoorbeeld om uw evaluatie nader te kunnen toelichten of omdat u een klacht heeft? Dan verwerken we deze persoonsgegevens alleen voor dat doel.
C. Tijdens een bezoek aan een activiteit: foto’s en promotie
Tijdens onze activiteiten worden foto’s gemaakt en film(beeld)materiaal opgenomen. We gebruiken deze foto’s en/of film (beeld) materialen voor onze communicatie-uitingen, verslagen en promotie van vervolgactiviteiten. Als u niet op deze foto’s en of film (beeld) materialen wilt voorkomen, kunt u dit aangeven bij de fotograaf of filmmaker of bij de organisator van het evenement.
D. Voor het verstrekken van deelnemerslijsten
Nadat u zich heeft aangemeld voor een activiteit, kunnen we uw gegevens verstrekken aan andere deelnemers, sprekers, docenten of organisatoren. Hiervoor geldt het volgende:
Daarnaast kunnen we uw gegevens gebruiken voor marketingdoeleinden en om u te berichten over andere interessante evenementen of congressen die we organiseren. Hiervoor hebben we een gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening op uw wensen te laten aansluiten. Bij uw aanmelding kunt u ook aangeven in welke onderwerpen u geïnteresseerd bent. In dat geval informeren we u als er congressen of andere evenementen zijn die bij uw interessegebied passen. Ook dit kunt u ten alle tijden wijzigen of verwijderen in uw online account.
Delen met Derden
We verstrekken uw gegevens uitsluitend aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of met uw toestemming. Met organisaties die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Verantwoordelijkheid/verkregen informatie van derden
Wij zijn de ‘verantwoordelijke’ als het gaat om de congressen, cursussen, opleidingen en academiebijeenkomsten die we zelf organiseren. In dat geval zijn wij degene die bepalen welke persoonsgegevens we verwerken en met welk doel en op welke manier we dat doen. Als u deze gegevens wilt inzien of wilt laten corrigeren of verwijderen, moet u bij ons zijn.
Het komt ook voor dat we een activiteit in opdracht van een andere organisatie, zoals een individuele gemeente of ministerie. In dat geval is die andere organisatie als opdrachtgever ‘verantwoordelijk’ en zijn wij volgens de AVG de ‘verwerker’ van de persoonsgegevens. Dit betekent dat we deze gegevens verwerken in opdracht van die organisatie. Wilt u deze persoonsgegevens inzien of laten corrigeren of wijzigen, dan brengen wij u in contact met die organisatie.
Als wij in opdracht van een organisatie gegevens verwerken, geven we dit altijd duidelijk aan op de website van het betreffende congres of evenement. In alle gevallen gaan we zorgvuldig met uw persoonsgegevens om en zorgen we voor een passende beveiliging.
Bewaartermijn
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waaraan de gegevens zijn gerelateerd. Of zo lang als nodig voor een wettelijke verplichting.
Uw privacy rechten
U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen of verwerking te beperken. Als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, deze wil aanpassen of toestemming in wil trekken, neem dan contact met ons op via connectpo@vng.nl.
Eventueel kunt u de Functionaris Gegevensbescherming VNG erbij betrekken via fg@vng.nl, om tot een oplossing te komen. Komt u er vervolgens samen niet uit, dan kunt u klacht indienen de Autoriteit Persoonsgegevens. Als laatste stap kunt u naar de rechter gaan.
Deze privacyverklaring (pdf) versie 0.4 is voor het laatst gewijzigd op 30 maart 2020.