Algemene voorwaarden Congres- en Studiecentrum VNG B.V.
Artikel 1: Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
a. CS-VNG:
Congres- en Studiecentrum VNG B.V. De onderneming die bedrijfsmatig in opdracht
van en ten laste van anderen congressen, cursussen en andere bijeenkomsten
organiseert, waarbij het overdragen en/of uitwisselen van kennis en informatie
centraal staat.
b. de opdrachtgever:
Degene die met het CS-VNG een overeenkomst is aangegaan tot het verrichten van
werkzaamheden, zoals bedoeld onder a, ten behoeve van de opdrachtgever.
c. de bijeenkomst:
Het congres, de cursus of andere bijeenkomst als bedoeld onder a die door het CSVNG
is/wordt/zal gaan worden georganiseerd.
d. de deelnemer:
Degenen die met het CS-VNG middels inschrijving via mail, fax, internet of mondeling
een overeenkomst is aangegaan met CS-VNG of een opdrachtgever als bedoeld
onder b, om deel te nemen aan een door CS-VNG georganiseerde bijeenkomst, als
bedoeld onder a.
Artikel 2: Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten gesloten
tussen het CS-VNG en de opdrachtgever, met betrekking tot de organisatie van
congressen, cursussen en andere bijeenkomsten als bedoeld in artikel 1 onder c.
2.2 Indien daarnaast nog andere voorwaarden van toepassing zijn, prevaleren ingeval
van tegenstrijdigheid de algemene voorwaarden van het CS-VNG.
Artikel 3: Totstandkoming van de overeenkomst
3.1 Het CS-VNG heeft het recht voor het opstellen van een offerte een vergoeding te
vragen van de opdrachtgever. Alle door het CS-VNG uitgebrachte offertes zijn voor
wat de termijn van aanvaarding betreft vrijblijvend, tenzij daarvoor in de offerte een
termijn is opgenomen.
3.2 De overeenkomst tussen het CS-VNG en de opdrachtgever kan in delen tot stand
komen. De deelovereenkomst komt tot stand doordat hetgeen tussen partijen is
overeengekomen door het CS-VNG schriftelijk wordt bevestigd en aan de
opdrachtgever wordt toegezonden. In het geval de bijkomende diensten in een bijlage
worden beschreven, wordt de bijlage geacht - indien deze later tot stand komt, vanaf
dat moment - deel uit te maken van de overeenkomst.
3.3 Bedragen die worden genoemd in de stukken opgesteld door het CS-VNG zijn
exclusief eventueel van toepassing zijnde omzetbelasting, tenzij anders is
aangegeven.
Artikel 4: Inhoud van de offerte en de overeenkomst
In de offerte/overeenkomst wordt ten minste het navolgende vastgelegd: naam van de
opdrachtgever;
- de aanvangs- en de einddatum van de bijeenkomst;
- de begroting met de geraamde kosten verbonden aan de uitvoering van de overeenkomst;
- toelichting op de begroting;
- de door het CS-VNG uit te voeren werkzaamheden;
- het van toepassing zijn van deze algemene voorwaarden;
- eventuele bijzondere voorwaarden;
- beschrijving van bij derden af te nemen goederen en diensten;
- termijnen en wijzen van betaling.
5.1 Wijzigingen in of aanvullingen op de inhoud van de overeenkomst, met inbegrip van
de daarop toepasselijke algemene voorwaarden, zijn slechts dan van kracht indien zij
schriftelijk tussen het CS-VNG en de opdrachtgever zijn vastgelegd.
5.2 Meerwerk en budgetoverschrijding worden aan de opdrachtgever voorgelegd zodra
deze te voorzien zijn. Waar mogelijk wordt uiteraard gestreefd naar voorkoming
ervan. Deze kosten van meerwerk en budgetoverschrijding komen voor rekening van
de opdrachtgever, tenzij nadrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.
Artikel 6: Betaling
6.1 Betaling van de facturen van het CS-VNG door deelnemers en opdrachtgevers, als
bedoeld in artikel 1 onder d en b, dient te geschieden binnen de overeengekomen
termijn(en), doch uiterlijk binnen dertig dagen na factuurdatum.
6.2 Zodra de in het eerste lid gegeven termijn is overschreden, is de opdrachtgever in
verzuim waarna de opdrachtgever 1% rente boven de wettelijke vertragingsrente per
maand of een gedeelte van een maand is verschuldigd over het volledige
Algemene voorwaarden Congres- en Studiecentrum VNG Pagina 3 van 5
factuurbedrag. De opdrachtgever is tevens alle buitengerechtelijke kosten van
invordering verschuldigd. Deze kosten worden berekend overeenkomstig
onderstaand incassotarief:
- over de eerste € 5.000,00 15%
- over het meerdere tot € 10.000,00 10%
- over het meerdere tot € 20.000,00 8%
- over het meerdere tot € 60.000,00 5%
- over het meerdere boven € 60.000,00 3%
Bovendien is de opdrachtgever verschuldigd alle proceskosten en daarmee verbonden kosten voor rechtskundige bijstand.
6.3 Door de opdrachtgever gedane betalingen strekken eerst tot vermindering van alle
verschuldigde kosten, vervolgens van de verschuldigde rente en dan van de
opeisbare facturen die het langst open staan, zelfs al vermeldt de opdrachtgever dat
de voldoening betrekking heeft op een latere factuur.
6.4 Onverminderd het bepaalde in voorgaande leden is het CS-VNG gerechtigd om van
de opdrachtgever volledige schadevergoeding te vorderen indien de opdrachtgever
niet voldoet aan de verplichtingen uit de overeenkomst.
Artikel 7: Annulering
7.1 Geheel of gedeeltelijke annulering van de overeenkomst door de opdrachtgever en
deelnemer als bedoeld in artikel 1 vermeld onder b en d dient per fax, e-mail of
schrijven te geschieden. Voor de vaststelling van de annuleringskosten wordt
uitgegaan van de datum van ontvangst van het schrijven door het CS-VNG.
7.2 Onverminderd het bepaalde in lid 3 van dit artikel geldt bij annulering ten aanzien van
het niet onder 7.3 vallende deel van de kosten het navolgende:
- Bij annulering vanaf 8 tot 4 weken voor de bijeenkomstdatum is de opdrachtgever gehouden 50% van de CS-VNG-organisatiekosten c.q. deelnamekosten aan het CS-VNG te voldoen.
- Bij annulering vanaf 4 weken tot 1 week voor de bijeenkomstdatum is de opdrachtgever gehouden om 75% van de CS-VNG-organisatiekosten te voldoen aan het CS-VNG.
- Bij annulering vanaf een week tot en met de einddatum van de activiteit is de opdrachtgever gehouden om 100% van de CS-VNG-organisatiekosten c.q. deelnamekosten te voldoen aan het CS-VNG.
- Naast bovenstaande kosten worden bij annulering door de opdrachtgever ook alle gemaakte directe kosten (drukwerk, portokosten en zaalhuur) alsmede niet meer te annuleren kosten van derden die aan het CS-VNG worden doorberekend, voldaan.
- Deelnemers als bedoeld in artikel 1, lid d kunnen tot 15 dagen voor de bijeenkomst annuleren daarna is annulering niet meer mogelijk.
Annuleringskosten bedragen € 25,00 Deelnemers kunnen indien de opzet van de bijeenkomst dit toestaat een vervanger zenden.
7.3 Indien de opdrachtgever een overeenkomst geheel of gedeeltelijk annuleert is de
opdrachtgever, indien door het CS-VNG voor de uitvoering van de overeenkomst personeel, diensten of goederen van derden worden betrokken dan wel tijdelijk personeel in dienst is genomen naast het verschuldigde volgend uit 7.2 gehouden de annuleringskosten c.q. schadeloosstelling of andere bedragen (zoals loon) te voldoen, welke het CS-VNG aan deze derden verschuldigd zal zijn.
Artikel 8: Opschorting en ontbinding
8.1 Het CS-VNG heeft, indien de opdrachtgever tekort komt in enige betalingsverplichting
jegens het CS-VNG, of indien het CS-VNG redelijkerwijs mag verwachten dat de opdrachtgever tekort zal schieten in de nakoming van enige betalingsverplichting jegens het CS-VNG, het recht:
a. van de opdrachtgever voor alle lopende overeenkomsten voor externe kosten
zekerheidstelling voor betaling te vorderen;
b. de verplichting uit de overeenkomst met de opdrachtgever - zowel die waarop
de tekortkomingen in de betalingsverplichting betrekking heeft, als alle
overeenkomsten tussen het CS-VNG en de opdrachtgever - op te schorten
onverminderd het recht gelijktijdige zekerheidstelling voor de betaling te
vorderen;
c. het recht zonder gerechtelijke tussenkomst de betreffende overeenkomst
geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang te ontbinden.
8.2 Het CS-VNG heeft voorts het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang te
ontbinden indien het het CS-VNG na het sluiten van de overeenkomst duidelijk wordt
dat tijdens, voor of na de bijeenkomst schade kan ontstaan voor het CS-VNG in welke
vorm dan ook, of indien wordt verwacht dat de openbare orde zal worden verstoord.
Artikel 9: Overmacht
9.1 Onder overmacht aan de zijde van het CS-VNG wordt in deze algemene voorwaarden verstaan elke van de wil van het CS-VNG onafhankelijke omstandigheid
- ook al was deze ten tijde van het tot stand komen van de overeenkomst reeds te
voorzien - die het nakomen van de overeenkomst blijvend of tijdelijk verhindert,
alsmede, voor zover daaronder niet reeds begrepen, oorlog, oorlogsgevaar,
terroristische aanslagen, burgeroorlog, oproer, werkstaking, brand en andere ernstige
storingen in het bedrijf van het CS-VNG, alsmede de onmogelijkheid van nakoming
van de overeenkomst als gevolg van tekortkomingen van de door het CS-VNG ter
uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde personen en/of zaken. In geval van
verhindering van uitvoering van de overeenkomst ten gevolge van overmacht is het
CS-VNG gerechtigd om zonder rechterlijke tussenkomst hetzij de uitvoering van de
overeenkomst op te schorten, hetzij de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te
ontbinden, zonder dat zij tot enige schadevergoeding gehouden zal zijn.
9.2 Indien het CS-VNG bij het intreden van overmacht al gedeeltelijk aan zijn
verplichtingen heeft voldaan of slechts gedeeltelijk aan zijn verplichtingen kan
voldoen, is het gerechtigd het geleverde c.q. het leverbare deel afzonderlijk te
factureren en is de opdrachtgever gehouden deze factuur te voldoen.
9.3 De opdrachtgever zal zich in ieder geval niet op overmacht van zijn zijde kunnen
beroepen in het geval (een) belangrijke sprekers niet verschijnen, de bezoekers- of
deelnemersaantallen sterk tegenvallen of vergelijkbare omstandigheden.
Artikel 10: Aansprakelijkheid
10.1 Het CS-VNG zal zich inspannen om de opdrachtgever naar beste vermogen van
dienst te zijn.
10.2 Bij uitvoering van de overeenkomst door het CS-VNG ingehuurde derden is het CSVNG niet aansprakelijk voor schade ten gevolge van enige (stroom)storing, het slecht
functioneren van ter beschikking gestelde diensten, of het ongeschikt zijn of worden
van bij de uitvoering van de opdracht gebruikte zalen of ruimten. Het CS-VNG (en
eventueel de opdrachtgever) dient de derde die naar het oordeel van het CS-VNG
tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen aan te spreken en indien van
toepassing in gebreke te stellen c.q. levering alsnog vorderen.
10.3 Het CS-VNG zal de hem toevertrouwde materialen zoals videobanden, films,
documenten en andere materialen met grote zorg behandelen. Het CS-VNG sluit
echter iedere aansprakelijkheid voor beschadiging dan wel het verloren gaan van ter
beschikking gestelde materialen, door welke oorzaak dan ook, uit, behoudens in
geval van opzet of grove schuld. In gevallen waarin met kostbare of niet vervangbare
zaken dient te worden gewerkt, is de opdrachtgever verplicht deze voor eigen
rekening verzekerd te hebben en te houden.
10.4 De opdrachtgever zal het CS-VNG volledig schadeloosstellen voor alle schade aan
zaken en personen, die voor het CS-VNG, het personeel van het CS-VNG of zijn
uitvoerders mocht ontstaan uit of ten gevolge van handelingen van de zijde van de
opdrachtgever, diens personeel of van andere personen ten behoeve van wie de
opdrachtgever de overeenkomst met het CS-VNG heeft afgesloten.
10.5 De opdrachtgever vrijwaart het CS-VNG tegen aanspraken van derden ter zake van
inbreuk op auteursrechten en/of industriële eigendomsrechten ten gevolge van door
het CS-VNG ten behoeve van de opdrachtgever te verrichten diensten.
Artikel 11: Informatieverstrekking
De opdrachtgever is gehouden het CS-VNG tijdig alle (nadere) informatie te verschaffen
welke redelijkerwijze in verband met de uitvoering van de overeenkomst van belang kan zijn.
Artikel 12: Technische apparatuur
Het CS-VNG kan niet aansprakelijk worden gesteld voor technische mankementen of het niet deugdelijk functioneren van door het CS-VNG gecontracteerde derden, die audiovisuele apparatuur, waaronder begrepen stands, verlichting, decoraties en decorstukken leveren.
Artikel 13: Vergunningen
Alle aan de bijeenkomst gerelateerde vergunningen dienen in overleg tussen het CS-VNG en de opdrachtgever te worden aangevraagd. De opdrachtgever draagt de kosten voor de
aanvraag en/of het behouden van de vergunningen.
Artikel 14: Vertrouwelijkheid
14.1 Beide partijen verplichten zich de vertrouwelijkheid in acht te nemen bij de omgang
met gegevens die schade kunnen veroorzaken aan de opdrachtgever of diens relaties
bij kennisname van die gegevens door derden, dit op straffe van betaling van de
schade inclusief gemaakte kosten.
14.2 Adressen welke door het CS-VNG en de opdrachtgever aan elkaar beschikbaar
worden gesteld voor mailing en promotie zijn slechts beschikbaar voor uitvoering van
de overeenkomst, tenzij nadrukkelijk anders overeengekomen. Deze adressen
mogen ingevolge de Wet Bescherming Persoonsgegevens niet gebruikt worden voor
commerciële doeleinden of andere verwerkingen zoals in de wet genoemd.
Artikel 16: Geschillen
In geval van geschillen waarbij de algemene voorwaarde geen uitsluitsel geven kunnen
partijen het geschil alleen voorleggen aan de bevoegde rechter in Den Haag.
Algemene voorwaarden Congres- en Studiecentrum VNG Pagina 6 van 5
Artikel 17: Toepasselijk recht
Op iedere overeenkomst tussen de opdrachtgever en het CS-VNG is Nederlands recht van toepassing.
Den Haag, 1 mei 2017
mr. W.E. Tönjann - Levert
Statutair Directeur
Congres- en Studiecentrum VNG B.V.