De functie FG/ functionaris voor gegevensbescherming, is een relatief nieuwe rol in organisaties. Uit de gesprekken met de FG’s uit verschillende gemeentelijk organisaties blijkt dat er veel behoefte bestaat om meer duidelijkheid te krijgen over de rol en positie van de FG, welke competenties er nodig zijn om de functie goed uit te voeren en hoe je hier als FG het beste aan kunt werken.
Het houden van toezicht in navolging van wet en regelgeving op het informatiebeveiligingsbeleid is ook een nieuw aspect waar vele FG’s mee te maken krijgen. Een veel gestelde vraag is dan ook hoe je dit op praktische wijze kunt inrichten daarbij rekening houdend met de omvang van de organisatie.
Naast de benodigde vakkennis wordt er van FG’s verwacht dat er kwalitatief goede adviesgesprekken gevoerd worden met de verwerkingsverantwoordelijke, met management en met medewerkers waarbij FG’s ervoor moeten zorgen dat deze partijen toch proceseigenaar blijven.
In opdracht van de IBD organiseert de VNG Academie de training Advies en Toezichtvaardigheden voor FG’s.
Tijdens deze praktische en interactieve 2-daagse training wordt gewerkt met uw eigen en om de praktijk toegesneden casuïstiek waardoor u versnelt tot inzicht en tot effectiever gedrag komt.
De opbouw van de 2-daagse training:
Dag 1
- Wat is de positie van de FG in een organisatie?
- Welke competenties zijn noodzakelijk voor zijn functioneren?
- Theorie Reflecteren in Actie in adviesgesprekken a.d.h.v een praktijkvoorbeeld.
- Adviesvaardigheden toegepast op de praktijk van de FG
Dag 2:
- Iedere deelnemer brengt persoonlijke uit de eigen FG praktijk in. Deze wordt geanalyseerd en gezamenlijk besproken.
- Het adviesgesprek wordt geoefend. Zaken als omgaan met weerstand, adviesstijlen, regievoering of belangenverstrengeling worden geoefend met een trainingsacteur. Er worden gedragsalternatieven uitgeprobeerd.
- Er wordt afgesloten met de onderwerpen:
- adviesgesprekken voeren met de verwerkingsverantwoordelijke;
- welke methode van toezicht kun je toepassen?
De 2-daagse training is bedoeld voor FG’s, Privacy officers en Privacy coördinatoren binnen gemeenten.
De training wordt gegeven door:
- Paul Korremans, consultant op het gebied van gegevensbescherming, informatiebeveiliging en compliance
- Martin de Ruiter, trainer en adviseur op het gebied van de lerende organisatie
GLOBALE INHOUD VAN DE TRAINING
De training start met het verdiepen van uw kennis over de rol en positie en de competenties van de FG. Op dag twee zal de praktische invulling van uw rol als toezichthouder uitgebreid aan bod gaat komen.
Met oog voor de kwaliteit van uw interactie en advisering op verschillend niveau binnen uw team en/of college van B&W is het tevens belangrijk dat uw repertoire aan handelingsmogelijkheden verruimt wordt. Concreet betekent dit dat de FG met behulp van de training beter in staat zal zijn om invloed uit te kunnen oefenen op het besluitvormingsproces.
Uitgangspunt daarbij is dat randvoorwaarden en regels belangrijk zijn en dat de kwaliteit van gesprekken en adviezen in een organisatie eveneens van wezenlijk belang is. Als lastige situaties met elkaar bespreekbaar zijn, stijgt de kwaliteit van de resultaten.
Om die verschuiving te helpen realiseren wordt gebruik gemaakt van ‘Reflecteren in Actie’. Een methode die speciaal ontwikkeld is voor adviseurs / toezichthouders en de basis vormt voor een lerende organisatie en waarbij intensief gebruik gemaakt wordt van de ‘casemethodiek’ om patronen te leren herkennen en doorbreken. U krijgt tools aangereikt die u gaan helpen om de kwaliteit van uw adviesgesprekken te verbeteren.
Door gebruik te maken van deze casemethodiek leert u om op basis van praktijkvoorbeelden patronen te herkennen, te doorbreken en daarmee ander gedrag mogelijk te maken. Door de patronen te herkennen wordt duidelijk dat u de uitkomst van een situatie veel meer kan beïnvloeden dan u voor mogelijk hield.
Op dag 1 zal er gebruik worden gemaakt van casuïstiek in de vorm van herkenbare situaties uit de praktijk van de FG. Op dag 2 maken we gebruik van persoonlijke casuïstiek, de FG’s zullen dan zelf een adviesgesprek beschrijven waar ze niet tevreden over zijn geweest en daar gaan we op persoonlijke wijze mee aan de slag.
Op dag 1 zal naast de theorie over reflecteren in actie ook adviesvaardigheden behandeld worden:
- Bij adviesvaardigheden werken we aan de zelfkennis van de adviseur, aan kennis over het adviesproces en adviesrollen, aan presentatie- en gesprekstechnieken, maar het meest aan de relatie tussen de adviseur en zijn klant en hoe de adviseur reflecteert op zijn eigen praktijk. Uit het gros van de cases van door ons getrainde adviseurs blijkt dat weerstand bij de klant zelden wordt toegeschreven aan de eigen inbreng. Dit staat leren als adviseur in de weg, maar bovenal verlaagt het de effectiviteit van de adviseur.
- Paul Korremans zal tijdens de training de inhoudelijk kant van het advies voor zijn rekening nemen. Martin de Ruiter zal de communicatieve kant van het adviseren trainen.
- De FG leert hoe hij/zij als adviseur naar de wereld kijkt en hoe dat uw adviezen beïnvloedt. Hoe gaat u om met uw onafhankelijke rol en de politieke sensitiviteit.
- De FG leert fasen in het adviestraject aan te brengen en effectief te maken.
- De FG oefent met het opbouwen van de relatie, vertrouwen winnen, in actie tot een diagnose komen oftewel informatie inwinnen en dit op het juiste moment omzetten in een advies.
- De FG krijgt meer inzicht in zijn/haar manier van informatievoorziening, hoe hij/zij het advies geaccepteerd krijgt, hoe het besluitvormingsproces beïnvloed kan worden en hoe de FG om moet gaan met weerstand.
Op instrumenteel niveau leert de FG werken met een aantal tools: de ‘linkerkolom’ en de ‘interpretatieladder’. De ‘linkerkolom’ helpt om wat u denkt en voelt, maar niet zegt in te brengen in het gesprek. De ‘interpretatieladder’ helpt om zo concreet mogelijk te worden en abstractheid te voorkomen. Deze tools faciliteren ook een taal die gemakkelijk werkt in intervisie, adviesgesprekken en werkoverlegsituaties.
